Zapierを使ってBacklogからGoogle スプレッドシートに課題を転記する
はじめに
こんにちは。モバイルアプリの運用を担当しているkobayashiです。今年から春の花粉症を発症し、花粉症仲間と一緒に奮闘しています。
本日は、BacklogからGoogle スプレッドシートに課題を転記する方法をご紹介したいと思います。「自動化したいよね〜」という話は社内でよくあると思うのですが、プログラミングはできないし何のサービスが良いのかわからないという人の参考になればと思います。
プログラミングや複雑な関数は苦手...という非エンジニアの方に向けた記事です。
なぜやろうと思ったか
現在サービスを提供するチームに所属しており、そのサービスは複数のプロジェクトで使用されています。各プロジェクトでBacklogは分かれており、それぞれのBacklogでサービスに関連する課題もそれ以外の課題も起票されます。検索機能とカテゴリをうまく使えばサービスに関連する課題のみを検索できますが、都度検索するのが面倒、一覧で内容だけ知りたいというニーズがありました。
この時期エンジニアは開発で手一杯だったので、何かいい運用の仕方を考えて欲しい！とのことで私でもできる運用の仕方を考えてみました。
使用したサービス
Google スプレッドシートと「Zapier」というサービスを使いました。
Zapierは、Gmail、Slack、MailChimpなどの好きなアプリと1,000以上のアプリを接続するオンライン自動化ツールです。2つ以上のアプリを接続して、開発者がコーディングやインテグレーションを構築することなく、繰り返しのタスクを自動化することができます。Webアプリケーション間の情報を自動的に移動するので、最も重要な作業に集中できます。誰でも簡単に数回クリックするだけで、独自のアプリワークフローを構築できます。
「Zap」と呼ばれるワークフローを作ることで、BacklogやGoogleスプレッドシートなどのアプリケーションを連携させ、転記などのアクションができるサービスです。
完成イメージ
BacklogからGoogleスプレッドシートに直接情報を送ることはできないので、間にZapierを挟みます。また、Zapier側でGoogle スプレッドシートに送付する情報を制限して、必要なものだけを送るよう設定します。
手順
1. サインアップし、Zapを作成する
2. 「Webhook」と入力し、「Webhooks by Zapier」を選択する
まずはTRIGGERを設定します。
3.「Catch Hook」を選んでContinueする
4.Webhookをコピーする
オプションは特に設定しなくて良いです。
5.WebhookをBacklogに登録する
Zapierで発行したwebhookをBacklogに登録します。管理者権限の人が登録可能です。登録する場所はこちらのページを参考にしました。
6.Google スプレッドシートを選択する
7.「Create Spreadsheet Row」を選択する
Backlogで課題に関するイベントが起きると、スプレッドシートに行が追加されるという設定です。
8.Backlog転記用のGoogle スプレッドシートを作成する
Backlogから転記したい項目を先頭行に作成します。
9.Googleアカウントにログインし、Zapierと連携させる
10.テンプレートを作成する
使用するスプレッドシート名とシートを指定すると、8で作成した行の項目が表示されます。各項目に入れたい情報をリストの中から選択します。リストにはBacklogの項目が表示されます。基本的に英語で表示されますが、何の項目が入るのかは候補が表示されるので参考にしてください。それでもよくわからないものは、Chromeの拡張機能のGoogle翻訳などで適宜翻訳しながら選ぶと良いと思います。
11.テストをする
テストが成功したら正しく連携されています
12.ZapをONにする
ZapをONにしたら設定は完了です。Backlogで作成した課題や更新された課題が転記されているか、Googleスプレッドシート側で確認しましょう。
ちなみに
今回作ったZapは、課題が更新されるとすべてBacklogに転記される設定になっています。課題のステータスの変更もコメントの追加もスプレッドシートへの行追加されます。課題だけ確認したい！という場合はBacklog側でWebhookを設定する時に、課題に関するイベントの「課題の追加」だけにチェックボックスを入れるなどの調整が必要になります。
また、Backlogの課題に対するアクションはすべてGoogleスプレッドシートに転記させておき、Googleスプレッドシート側で関数を使って見やすい別シートを作るという方法もあります。私たちのチームは後者を採用したので、Googleスプレッドシート側の設定はまた別のブログでご紹介できればと思います。
